La figura del administrador de una sociedad
Las modificaciones de la Ley de Sociedades de Capital (LSC) en vigor desde 2016 generan distintos escenarios reguladores sobre la figura del administrador de una sociedad en base a los tres escenarios de relación profesional que se perfilan a tenor del presente marco legal; a saber:
- El administrador que administra la sociedad sin trabajar en ella:
En este contexto, el administrador es legalmente el depositario de la responsabilidad de la sociedad en cuestión pese a que la norma no exige la existencia de contrato alguno.
Ahora bien, es altamente recomendable en aquellos casos en los que el administrador preste servicios a la sociedad por él administrada que dicha relación sea formalizada mediante contrato, tanto para cumplir de forma explícita con el ámbito material de la LSC, como para ahorrarse potenciales conflictos con la Agencia Tributaria (AEAT) para quien el administrador mantiene una clara vinculación.
Cuando esta situación es protagonizada por el gerente y/o directivo de la sociedad (por ejemplo el director financiero) en lugar del anteriormente mencionado administrador, tanto la ley como la AEAT consideran que las responsabilidades de estas figuras son plenamente coincidente con aquellas reconocidas por la LSC al administrador.
En consecuencia, en el ámbito tributario, la retención a todos ellos no será la propia de los rendimientos del trabajo sino que se aplicará la dispuesta para la función de administración; esto es: el 35%; y sólo podrá ser deducible en el caso de que así sea recogido en los estatutos de la sociedad, dado que dicha relación puede tener el carácter de gratuidad o bien de remuneración.
No obstante, en cualquier caso es recomendable modificar los estatutos para incluir el concepto de retribución al administrador.
- El administrador trabaja en la sociedad que administra (relación mecánica):
En este segundo escenario la AEAT aplica la doctrina del doble vínculo del administrador porque además de tener la responsabilidad de administrar, también mantiene una relación laboral. Sin embargo, para que ésta resulte efectiva, esta figura debe cobrar un salario de mercado entendiendo por éste una remuneración similar a la del resto de los empleados de la empresa o al establecido por el convenio colectivo.
En caso de resultar dicha remuneración superior a los parámetros anteriormente mencionados, la AEAT puede considerarlo como un pago amagado por la labor de administración.
En consecuencia, en la medida de lo posible; esto es, si la sociedad tiene ingresos suficientes, puede resultar recomendable, para ahorrarse conflictos con la AEAT, incluir en los estatutos una remuneración por labores de administración aunque dicha cantidad sea reducida.
Dicha práctica puede facilitar la defensa de esta práctica ante un requerimiento de la Agencia Tributaria.
- La sociedad es administrada por un consejo de administración:
Los cambios introducidos ya en 2015 exigen a un Consejo de Administración la celebración de reuniones trimestrales, al menos, de tipo deliberativo, al ser el ente depositario de la responsabilidad de la empresa.
Con relación a su carácter “responsable” merecen mención especial, dada su importancia, las actas de consejo; sobre todo aquellas que contienen la aprobación de las cuentas anuales (a presentar antes del 31 de Marzo y a aprobar en un plazo no superior al 31 de Junio del año siguiente).
En el supuesto de que el Consejo esté retribuido, la Junta General es el órgano encargado de dar su visto bueno tanto a la percepción de honorarios como de la cuantía de los mismos de cada uno de los miembros del Consejo de Administración.
En un escenario en el que algún consejero realice trabajos para la sociedad no relacionados con la administración propiamente dicha, esta relación debe regularse mediante la confección del consiguiente contrato, que debe recoger todos u cada uno de los aspectos que configuran la misma; a saber: funciones, retribuciones, pagos en especie, retribución variable… e incluso la indemnización por despido expresada, bien en una cuantía previamente fijada, bien en un porcentaje que debe estar recogido en las bases.
En cualquier caso, dicho contrato debe ser ratificado por el Consejo y anexarse en el acta.
Este nivel de exigencia documental se debe al precepto que contiene la propia LSC que dictamina que aquello que no esté contemplado en el contrato no tendrá validez alguna; esto es: será inexistente, también a efectos fiscales y/o tributarios.
En consecuencia, dichas retribuciones no podrán ser objeto de deducción si no aparecen en el contrato porque “cualquier acto contrario a la ley” es sistemáticamente desestimado.
